Online-Terminbuchung für Pferdeprofis: So klappt es

Wer zu den Pferden fährt, organisiert seine Termine meistens über Nachrichten. Eine Kundin schreibt bei WhatsApp, du antwortest abends, sie kann an dem Tag nicht, du schlägst einen anderen vor, und drei Nachrichten später steht ein Termin, den du dann noch in deinen Kalender überträgst. Bei fünf Kundinnen geht das. Bei fünfzig kostet es dich jede Woche Stunden. In diesem Beitrag steht, wie Online-Terminbuchung für Pferdeberufe funktioniert, wann sie sich lohnt, wie du verhinderst, dass dir die Buchungen die Touren zerschießen, und was du beim Datenschutz beachten musst. Ich hab die Buchung in EquiNota selbst gebaut und mir dabei genau diese Fragen gestellt, deshalb stehen die Einstellungen, die ich für wichtig halte, weiter unten einzeln drin.

Wie funktioniert Online-Terminbuchung für Pferdeberufe?

Du legst fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du Termine anbietest und wie lang ein Termin dauert. Daraus entsteht eine Buchungsseite mit eigenem Link. Deine Kundin öffnet den Link, sieht die freien Zeiten der nächsten Wochen, trägt Name, Pferd und Stall ein und schickt die Buchung ab. Du bekommst sie in deinen Kalender, sie bekommt eine Bestätigung.

Den Link teilst du dort, wo deine Kundinnen dich sowieso suchen: in deiner Instagram-Profilbeschreibung, auf deiner Homepage, in deiner Mail-Signatur und als Antwort, wenn wieder jemand per Nachricht nach einem Termin fragt.

Der Unterschied zu einer Arztpraxis ist, dass du nicht an einem Ort sitzt. Deine Termine hängen davon ab, wo die Pferde stehen. Deshalb reicht ein einfacher Buchungskalender, wie ihn Friseurinnen oder Praxen nutzen, für Pferdeberufe oft nicht aus. Du brauchst zusätzlich Luft für die Fahrt und am besten die Möglichkeit, eine Buchung erst zu prüfen, bevor sie fest ist.

Für wen lohnt sich eine Online-Buchung?

Sie lohnt sich, sobald du regelmäßig mehr Terminanfragen bekommst, als du nebenbei per Nachricht beantworten kannst, oder wenn viele Kundinnen wiederkommen, zum Beispiel alle sechs bis acht Wochen zur Hufbearbeitung. Wer nur wenige, sehr individuelle Termine hat, etwa bei aufwändigen Erstbefunden, kommt mit Absprache per Telefon oft besser hin.

Gut passt die Online-Buchung zu Hufpflege, Physio, Osteo, Massage, Sattelanpassung und Trainingseinheiten, also überall dort, wo die Termine ähnlich lang sind und sich wiederholen. Bei Zahnbehandlungen, die oft mit Tierärztin und Sedierung abgestimmt werden müssen, oder bei Beratungen mit viel Vorbereitung ist eine Anfrage meist besser als ein fester Termin.

Man muss sich auch nicht für alles entscheiden. Eine gute Lösung ist, nur Folgetermine online anzubieten und den ersten Termin persönlich auszumachen. So lernst du das Pferd und den Stall kennen, bevor jemand einfach einen Termin bucht.

Wie verhindere ich, dass Buchungen meine Touren durcheinanderbringen?

Plane zwischen zwei Terminen eine feste Zeit für die Fahrt ein, zum Beispiel 30 Minuten, und lass Buchungen zuerst als Anfrage ankommen, die du bestätigst. Dann siehst du jede Buchung, bevor sie fest ist, und kannst eine Kundin bitten, einen anderen Tag zu nehmen, wenn ihr Stall nicht in deine Tour passt.

Dazu kommen ein paar Einstellungen, die viel Ärger sparen:

• Vorlauf: Buchungen nur bis spätestens 24 Stunden vorher, damit niemand um 22 Uhr einen Termin für 8 Uhr am nächsten Morgen bucht.
• Zeitraum: Buchbar sind zum Beispiel nur die nächsten vier Wochen. Weiter im Voraus wird es für dich schwer zu planen.
• Zeiten je Wochentag: Wenn du dienstags immer in einer bestimmten Gegend bist, bietest du dienstags nur die Zeiten an, die in diese Tour passen.
• Ein Hinweis oben auf der Seite: Zum Beispiel „Dienstags bin ich im Raum Mosbach, donnerstags im Neckartal. Bitte buch den Tag, an dem ich in deiner Nähe bin.“

Wenn mehrere Kundinnen im selben Stall stehen, lohnt es sich, sie darauf hinzuweisen, dass sie Termine direkt hintereinander buchen können. Viele machen das gern, wenn die Anfahrt dann für alle günstiger wird. Wie du die Anfahrt in so einem Fall aufteilst, steht im Beitrag über Rechnungen für Pferdeprofis.

Soll eine Buchung sofort feststehen oder erst eine Anfrage sein?

Für den Anfang würde ich immer mit Anfragen arbeiten. Die Kundin wählt eine Zeit, du bekommst eine Nachricht und bestätigst oder lehnst ab. Das kostet dich einen Klick, und du behältst die Kontrolle über deine Touren. Sofort feste Termine lohnen sich erst, wenn deine Zeiten und Gebiete so klar eingestellt sind, dass nichts Unpassendes mehr gebucht werden kann.

Bei einer Anfrage ist wichtig, dass du zügig antwortest. Wer eine Zeit auswählt und dann drei Tage nichts hört, schreibt dir doch wieder eine Nachricht, und dann hast du nichts gespart. Ich würde mir angewöhnen, Anfragen einmal am Tag zu einer festen Zeit durchzugehen, zum Beispiel abends nach der Tour.

Wenn du eine Anfrage ablehnen musst, schreib kurz dazu, wann es besser passt. Eine Ablehnung ohne Alternative wirkt schroff, auch wenn sie nicht so gemeint ist.

Wie erinnere ich Kundinnen an ihren Termin?

Am einfachsten mit einer Mail am Tag vor dem Termin. Darin stehen Datum, Uhrzeit, Ort und was die Kundin vorbereiten soll, zum Beispiel das Pferd trocken und sauber bereitstellen oder die letzten Befunde bereitlegen. Hängt an der Bestätigung eine Kalenderdatei, trägt die Kundin den Termin mit einem Tipp in ihr Handy ein.

Erinnerungen sparen dir vergessene Termine und Fahrten umsonst. Gerade wenn du eine halbe Stunde zu einem Stall fährst und dort steht niemand, ist das ein verlorener halber Vormittag.

Eine Erinnerung per Mail darfst du schicken, weil sie zum gebuchten Termin gehört, das ist keine Werbung. Pack aber keine Angebote oder Rabatte hinein. Sobald in der Erinnerung Werbung steht, brauchst du dafür eine Einwilligung.

Was muss ich beim Datenschutz beachten?

Für die Buchung brauchst du nur die Daten, die du für den Termin wirklich brauchst: Name, Kontakt, Name des Pferdes und Ort. Diese Daten darfst du verarbeiten, weil die Kundin einen Termin bei dir haben will (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO). In deine Datenschutzerklärung gehört ein Absatz zur Buchung und zum Anbieter, über den sie läuft.

Ein paar Punkte, auf die du achten solltest:

• Anbieter mit Server in der EU: Dann gibt es keine Fragen zur Übermittlung in Drittländer.
• Auftragsverarbeitungsvertrag: Mit dem Anbieter deiner Buchungsseite brauchst du einen solchen Vertrag. Seriöse Anbieter stellen ihn dir zur Verfügung.
• Keine Gesundheitsdaten im Freitext abfragen: Frag bei der Buchung nach dem Pferd und dem Anlass, aber nicht nach ausführlichen Befunden. Die gehören in deine Kundenakte, nicht in ein Buchungsformular.
• Löschen: Abgesagte oder abgelehnte Buchungen brauchst du nicht ewig. Was zur Rechnung gehört, bewahrst du dagegen acht Jahre auf.

Gesundheitsdaten von Tieren fallen übrigens nicht unter die besonders geschützten Gesundheitsdaten der DSGVO, die gelten nur für Menschen. Name, Adresse und Telefonnummer der Besitzerin sind aber ganz normale personenbezogene Daten und müssen entsprechend geschützt werden.

Wie richte ich das in EquiNota ein?

In EquiNota findest du die Buchung in den Einstellungen unter „Online-Buchung für Kundinnen“. Du stellst deine Zeiten je Wochentag ein, die Dauer eines Termins, den Puffer für die Fahrt, den Vorlauf und wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann. Dann bekommst du einen eigenen Link zu deiner Buchungsseite, und deine Kundin bucht dort ohne eigenes Konto.

Du entscheidest, ob eine Buchung sofort feststeht oder als Anfrage ankommt, die du bestätigst. Die Kundin bekommt die Bestätigung per Mail mit Kalenderdatei. Die Erinnerung am Vortag ist ausgeschaltet, bis du sie selbst einschaltest, weil es ja Mails an deine Kundinnen sind.

Gebuchte Termine landen bei deinen Terminen, mit Kundin, Pferd und Ort. Von dort öffnest du die Tour in Google Maps, hakst den Termin nach dem Besuch als erledigt ab und schreibst mit einem Klick die Rechnung samt Anfahrt. Wenn du deine freien Termine auch auf Instagram zeigen willst, findest du in den zwölf Ideen für Instagram-Beiträge ein Format genau dafür.

Häufige Fragen

Muss meine Kundin ein Konto anlegen, um zu buchen?

Bei einer guten Buchungsseite nicht. Name, Mailadresse, Telefonnummer, Pferd und Stall reichen. Jede zusätzliche Hürde führt dazu, dass Kundinnen doch wieder eine Nachricht schreiben.

Was mache ich, wenn eine Kundin kurzfristig absagt?

Leg vorher fest, bis wann eine Absage kostenlos ist, zum Beispiel 24 Stunden vorher, und schreib das in deine Bedingungen und auf die Buchungsseite. Ob du danach eine Ausfallgebühr nimmst, entscheidest du selbst. Ohne vorherigen Hinweis wird es schwierig, sie zu verlangen.

Kann ich nur bestimmte Leistungen online buchbar machen?

Ja. Viele bieten zum Beispiel Folgetermine online an und den ersten Termin nur nach Absprache. In EquiNota wählst du aus, welche Terminarten auf der Buchungsseite erscheinen.

Brauche ich die Online-Buchung, wenn ich schon WhatsApp nutze?

Du kannst beides nutzen. WhatsApp bleibt für Fragen, die Buchung für Termine. Wenn jemand per Nachricht nach einem Termin fragt, schickst du einfach den Link. Damit landen alle Termine an einer Stelle, und du musst nichts mehr abtippen.