Rechnungen als Pferdeprofi: Pflichtangaben und Anfahrt

Wenn du mit Pferden arbeitest, schreibst du viele kleine Rechnungen. Eine Behandlung hier, ein Huftermin da, eine Trainingsstunde, eine Beratung, und meistens passiert das abends, wenn du von der Tour zurück bist. Genau dann schleichen sich die Fehler ein: Die Nummer doppelt, das Leistungsdatum fehlt, die Anfahrt steht irgendwo im Text. In diesem Beitrag steht, was wirklich auf eine Rechnung muss, was für kleine Beträge gilt, was sich als Kleinunternehmerin ändert, wie du die Anfahrt sauber abrechnest und ob dich die E-Rechnung schon betrifft. Ich schreibe meine Rechnungen selbst und hab die Regeln dafür einmal ordentlich zusammengesucht. Wichtig zu wissen: Das hier ist allgemeine Information und keine Steuerberatung. Bei Sonderfällen fragst du dein Finanzamt.

Welche Angaben müssen auf eine Rechnung?

Eine vollständige Rechnung braucht nach Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz: deinen Namen und deine Anschrift, Name und Anschrift der Kundin, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, das Leistungsdatum, den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Fehlt etwas davon, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.

Für die meisten Pferdeberufe sieht das in der Praxis so aus:

Den Namen des Pferdes musst du nicht angeben. Ich würde ihn aber immer dazuschreiben, weil viele Kundinnen mehrere Pferde haben und später sonst niemand mehr weiß, wofür die Rechnung war. Das gilt für dich genauso wie für die Kundin.

Beim Leistungsdatum reicht übrigens der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“, wenn du die Rechnung am selben Tag schreibst. Bei mehreren Terminen in einem Monat darfst du auch einen Zeitraum angeben, zum Beispiel „Leistungszeitraum 01.10. bis 31.10.2026“, und die Termine einzeln darunter aufführen.

Was gilt für kleine Rechnungen bis 250 Euro?

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben, das nennt sich Kleinbetragsrechnung (Paragraf 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Drauf müssen dann nur dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistung, der Gesamtbetrag und der Steuersatz. Name der Kundin, Steuernummer und Rechnungsnummer sind dann keine Pflicht.

Das klingt praktisch, weil viele Termine in Pferdeberufen unter 250 Euro liegen. Ich würde trotzdem nicht darauf setzen. Zum einen brauchst du für deine eigene Buchhaltung sowieso eine Nummer, sonst findest du die Rechnung bei einer Nachfrage nicht wieder. Außerdem reichen manche Kundinnen Rechnungen bei ihrer Pferdeversicherung ein, und die will wissen, wer die Leistung bekommen hat.

Kurz gesagt: Die Kleinbetragsrechnung ist erlaubt, eine vollständige Rechnung macht dir aber weniger Arbeit, wenn später jemand nachfragt. Wenn du dein Rechnungsprogramm einmal richtig einstellst, kostet dich die vollständige Fassung keine Minute mehr.

Was ändert sich als Kleinunternehmerin?

Als Kleinunternehmerin nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz berechnest du keine Umsatzsteuer. Seit 2025 gilt das, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Auf die Rechnung gehört dann ein Hinweis, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wichtig zu wissen: Die 100.000 Euro sind seit 2025 eine harte Grenze. Wer sie im laufenden Jahr überschreitet, muss schon für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, Umsatzsteuer berechnen. Für die meisten Pferdeprofis, die allein unterwegs sind, ist das weit weg. Die 25.000 Euro aus dem Vorjahr dagegen erreichen viele, die hauptberuflich arbeiten, schneller als gedacht.

Auf der Rechnung selbst fällt dann einiges weg: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, nur der Endbetrag und der Hinweis. Name und Anschrift von dir und der Kundin, Datum, Leistung und Betrag gehören weiterhin drauf. Eine Rechnungsnummer würde ich auch hier immer vergeben, schon für die eigene Ordnung.

Ob die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll ist, hängt davon ab, wie viel du einkaufst. Wer viel Material, Geräte oder ein Auto mit Vorsteuer kauft, kann mit der Regelbesteuerung besser fahren, weil man dann die Vorsteuer zurückbekommt. Das ist eine Rechnung, die du einmal mit deinen eigenen Zahlen machen solltest.

Muss ich als Tierheilpraktikerin oder Tierphysio Umsatzsteuer berechnen?

Ja, in der Regel schon. Die Steuerbefreiung für Heilbehandlungen in Paragraf 4 Nummer 14 Umsatzsteuergesetz gilt nur für Behandlungen am Menschen. Behandlungen am Tier sind davon nicht erfasst, deshalb berechnen auch Tierärztinnen 19 Prozent. Für Tierheilpraxis, Tierphysiotherapie, Osteopathie, Hufpflege und Beratung gilt also der normale Steuersatz, solange du keine Kleinunternehmerin bist.

Wer vorher in der Humanphysiotherapie oder einer Heilpraxis für Menschen gearbeitet hat, kennt das anders, weil dort viele Leistungen steuerfrei sind. Am Pferd gilt diese Befreiung einfach nicht.

Für die Rechnung heißt das: Netto, 19 Prozent, Brutto. Wenn du deinen Kundinnen bisher einen glatten Betrag wie 90 Euro nennst, überleg dir, ob das brutto oder netto gemeint ist. Privatkundinnen denken immer in Endpreisen. Bei Preislisten für Privatkundinnen musst du sogar den Endpreis inklusive Steuer angeben, das schreibt die Preisangabenverordnung vor.

Wie rechne ich die Anfahrt richtig ab?

Die Anfahrt ist bei Pferdeberufen eine Nebenleistung zur eigentlichen Leistung. Sie bekommt deshalb denselben Steuersatz wie die Behandlung, das Training oder der Huftermin, also in der Regel 19 Prozent. Auf der Rechnung steht sie als eigene Zeile, mit Kilometern oder als Pauschale, damit die Kundin nachvollziehen kann, was sie bezahlt.

Es gibt zwei übliche Wege, und beide sind in Ordnung:

• Kilometerpauschale: Du rechnest die gefahrenen Kilometer ab, zum Beispiel 0,60 Euro je Kilometer für Hin- und Rückweg. Das ist fair, aber du musst jedes Mal die Strecke ausrechnen.
• Zonen: Du legst Zonen um deinen Wohnort fest, zum Beispiel bis 15 Kilometer frei, bis 30 Kilometer 15 Euro, darüber 25 Euro. Das ist einfacher und für die Kundin vorher klar.

Wenn du mehrere Pferde im selben Stall hast, lohnt es sich, die Anfahrt auf die Kundinnen aufzuteilen. Viele machen das so, dass die Anfahrt einmal anfällt und durch die Anzahl der Pferde geteilt wird. Das spricht sich im Stall rum und sorgt dafür, dass Kundinnen sich zusammen Termine geben lassen, was dir wiederum Fahrten spart.

Schreib deine Anfahrtsregel einmal in deine Preisliste oder auf deine Homepage. Dann gibt es an der Rechnung keine Diskussion, weil die Kundin es vorher wusste.

Brauche ich ab 2025 E-Rechnungen?

Für Rechnungen an Privatkundinnen brauchst du keine E-Rechnung, dort reicht weiterhin ein PDF oder Papier. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen. Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, und ab 2028 für alle. Kleinunternehmerinnen und Rechnungen bis 250 Euro sind davon ausgenommen.

Für die meisten Pferdeprofis heißt das: Fast alle deine Kundinnen sind Privatpersonen, da ändert sich nichts. Anders sieht es aus, wenn du für einen Reitbetrieb, eine Pension, einen Zuchtbetrieb oder einen Reitverein arbeitest, der dir einen Auftrag gibt. Das sind Unternehmen (beim Verein kommt es darauf an, ob er unternehmerisch tätig ist), und für diese Rechnungen brauchst du ab 2028 ein E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Empfangen heißt übrigens nur, dass du eine E-Mail-Adresse hast, an die so eine Rechnung geschickt werden kann, und dass du sie öffnen und aufbewahren kannst. Wenn dir also der Futterhändler oder der Werkstattbetrieb eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, vorher waren es zehn. Das gilt für die Rechnungen, die du schreibst, und für die, die du bekommst. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Eine Rechnung vom Oktober 2026 darfst du also frühestens Anfang 2035 löschen.

Aufbewahren heißt in der Form, in der die Rechnung angekommen ist. Eine Rechnung, die du als PDF per Mail verschickt oder bekommen hast, musst du auch digital aufheben. Ausdrucken und das PDF löschen reicht nicht. Bei E-Rechnungen gilt dasselbe für die Datei selbst.

Praktisch bedeutet das: Leg dir einen festen Ort an, an dem alle Rechnungen eines Jahres landen, ausgehende und eingehende getrennt. Ein Rechnungsprogramm macht das für die ausgehenden automatisch. Für die eingehenden hilft ein Ordner je Jahr, in den du alles sofort ablegst.

Was schreibe ich zum Zahlungsziel?

Ein Zahlungsziel musst du nicht angeben, es hilft dir aber. Üblich sind 7 oder 14 Tage. Wichtig ist ein Satz, den viele vergessen: Privatkundinnen kommen nach 30 Tagen nur dann automatisch in Verzug, wenn auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wird (Paragraf 286 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch). Fehlt der Hinweis, musst du erst mahnen.

Ein Satz wie dieser reicht: „Bitte überweise den Betrag innerhalb von 14 Tagen. Ohne Zahlung kommst du spätestens 30 Tage nach Zugang dieser Rechnung in Verzug.“ Das klingt streng, ist aber nur ein Satz am Ende, den die meisten nicht mal lesen. Wenn es doch mal hakt, sparst du dir damit eine Runde.

Viele Kolleginnen nehmen das Geld direkt im Stall per Karte oder Überweisung per QR-Code. Das ist die einfachste Lösung, dann gibt es gar kein offenes Zahlungsziel. Die Rechnung bekommt die Kundin trotzdem, mit dem Vermerk „Betrag dankend erhalten am 06.10.2026“.

Wie spare ich mir die Arbeit am Abend?

Am meisten Zeit kostet es, die Daten zusammenzusuchen: Wer war es, welches Pferd, welche Leistung, wie weit war die Fahrt. Wenn Termin und Rechnung an einer Stelle liegen, entfällt das. Du erledigst den Termin, und die Rechnung ist mit Leistung, Datum und Anfahrt schon vorbereitet. Du schaust nur noch drüber und schickst sie ab.

In EquiNota hab ich das genau so gebaut: Am erledigten Termin gibt es einen Knopf „Rechnung“. Leistung, Leistungsdatum und Anfahrt sind dann schon eingetragen. Die Kilometer rechnet EquiNota aus deiner Adresse und der Adresse der Kundin, deine Preise und deine Anfahrtsregel legst du einmal in den Einstellungen fest. Die Rechnungsnummer läuft von selbst weiter.

Wenn du deine Kundinnen auch sonst organisieren willst, lies dazu, wie Online-Terminbuchung für Pferdeprofis funktioniert. Und wenn du gerade an deiner Sichtbarkeit arbeitest, findest du zwölf Ideen für Instagram-Beiträge, die ohne Werbesprech auskommen.

Häufige Fragen

Muss die Pferdebesitzerin auf der Rechnung stehen oder der Stall?

Auf die Rechnung gehört, wer dich beauftragt hat. Hat die Besitzerin den Termin gemacht, steht sie drauf. Hat der Stallbetreiber dich für alle Pferde gebucht und bezahlt, ist er dein Kunde. Bei Pensionspferden lohnt es sich, das vor dem ersten Termin zu klären.

Darf die Rechnungsnummer Buchstaben enthalten?

Ja. Die Nummer muss einmalig sein, Buchstaben, Jahreszahlen und Bindestriche sind erlaubt, zum Beispiel 2026-0143 oder HUF-2026-143. Mehrere Nummernkreise, etwa einer für Behandlungen und einer für Kurse, sind auch erlaubt, solange keine Nummer doppelt vorkommt.

Was mache ich, wenn auf einer Rechnung ein Fehler ist?

Eine verschickte Rechnung änderst du nicht einfach. Bei einem kleinen Fehler, etwa einer falschen Anschrift, schreibst du eine Korrektur mit Bezug auf die alte Rechnungsnummer. Bei einem falschen Betrag schreibst du eine Stornorechnung und danach eine neue Rechnung mit neuer Nummer.

Darf ich die Rechnung direkt im Stall ausstellen?

Ja, das ist sogar die beste Lösung. Du kannst die Rechnung am Handy schreiben und als PDF per Mail schicken. Eine Unterschrift braucht eine Rechnung nicht. Wichtig ist nur, dass du die Datei aufbewahrst, siehe oben.