Preise kalkulieren als Pferdeprofi: So rechnest du

Die meisten Pferdeprofis legen ihren Preis am Anfang einmal fest und schauen dann jahrelang nicht mehr drauf. Oft orientiert man sich an dem, was die Kollegin im Nachbarort nimmt, und hofft, dass es reicht. Ob es reicht, merkst du aber erst am Jahresende, und dann ist es zu spät. In diesem Beitrag rechnen wir deinen Stundensatz einmal Schritt für Schritt aus: aus deinen Kosten, deiner Zeit und dem Betrag, den du für dich brauchst. Dazu kommt, wie du Fahrt, Büro und Urlaub einrechnest, wie du die Anfahrt bepreist, wie du Ersttermine und Folgetermine unterscheidest und wie du eine Preiserhöhung ankündigst. Ich bin selbst selbstständig, schreibe meine Rechnungen selbst und hab mit EquiNota eine Software für Pferdeberufe gebaut, deshalb hab ich mir diese Rechnung oft genug angeschaut. Alle Zahlen weiter unten sind ein ausgedachtes Beispiel. Du setzt am besten gleich deine eigenen ein. Wichtig zu wissen: Das hier ist allgemeine Information und keine Steuerberatung.

Wie rechne ich meinen Stundensatz als Pferdeprofi aus?

Du zählst zusammen, was du im Jahr brauchst: deine Betriebskosten, deine Absicherung und den Betrag, der für dich zum Leben übrig bleiben soll. Diese Summe teilst du durch die Stunden, die du im Jahr wirklich abrechnen kannst. Das Ergebnis ist dein Stundensatz netto, also der Betrag, den du mindestens brauchst.

Die Formel sieht so aus:

Stundensatz = (Betriebskosten + Absicherung + Betrag für dich) ÷ abrechenbare Stunden im Jahr

Im Grunde ist das eine einfache Rechnung mit drei Zahlen. Schwierig wird es nur, weil man die Zahlen gern zu optimistisch ansetzt. Viele rechnen mit 40 Stunden die Woche und 52 Wochen im Jahr und wundern sich dann, warum am Ende nichts übrig ist.

Der Stundensatz gilt übrigens für jeden Pferdeberuf. Bei der Hufpflege rechnest du ihn danach auf einen Huftermin um, bei der Physio auf eine Behandlung, beim Training auf eine Einheit und bei der Zahnpflege auf einen Termin mit Vor- und Nachbereitung. Du musst deinen Kundinnen also keinen Stundensatz nennen. Du brauchst ihn nur für dich, damit deine Terminpreise eine Grundlage haben.

Welche Kosten gehören in die Kalkulation?

In die Kalkulation gehört alles, was dein Geschäft im Jahr kostet, auch wenn es nur einmal im Jahr anfällt. Dazu kommen deine Kranken- und Pflegeversicherung und deine Altersvorsorge, weil dir als Selbstständige niemand etwas dazuzahlt. Erst danach kommt der Betrag, den du für dich zum Leben brauchst.

Am einfachsten nimmst du deine Kontoauszüge oder deine Buchhaltung vom letzten Jahr und gehst sie einmal durch. Typische Posten in Pferdeberufen sind:

• Auto: Versicherung, Steuer, Reparaturen, Reifen, Sprit und der Wertverlust. Das ist bei den meisten der größte Posten.
• Werkzeug und Material: Hufmesser und Raspeln, Behandlungsliegen und Geräte, Zahninstrumente, Sattlerwerkzeug, Verbrauchsmaterial.
• Versicherungen: Berufshaftpflicht und bei Bedarf eine Inhaltsversicherung für dein Werkzeug.
• Weiterbildung: Kurse, Fachbücher, Tagungen und die Fahrt dorthin.
• Büro: Telefon, Software, Homepage, Druck, Konto.
• Buchhaltung: Steuerberatung oder ein Buchhaltungsprogramm.

Ein Fehler, der oft passiert: Man vergisst die großen Anschaffungen, die nur alle paar Jahre kommen. Wenn du alle fünf Jahre ein neues Auto oder ein teures Gerät brauchst, teilst du den Preis durch fünf und rechnest diesen Teil jedes Jahr mit ein. Sonst fehlt dir das Geld genau dann, wenn das Auto kaputtgeht.

Wie viele Stunden kann ich im Jahr wirklich abrechnen?

Deutlich weniger, als du arbeitest. Von 52 Wochen gehen Urlaub, Krankheit, Feiertage und Weiterbildung ab. Von den übrigen Arbeitsstunden fällt ein großer Teil auf Fahrt, Büro, Telefon und Rechnungen. Diese Zeit bezahlt dir keine Kundin direkt. In meinem Beispiel bleiben am Ende nur 60 Prozent der Arbeitszeit, die du abrechnen kannst.

Fang bei den Wochen an. Rechne ehrlich mit Urlaub, auch wenn du ihn bisher selten nimmst. Für Krankheit würde ich mindestens zwei Wochen ansetzen, bei körperlicher Arbeit wie Hufpflege oder Zahnbehandlung eher mehr. Dazu kommen die Feiertage und die Tage, an denen du auf Fortbildung bist.

Dann kommt der schwierige Teil, die nicht fakturierbare Zeit. Das ist alles, was zur Arbeit gehört, aber auf keiner Rechnung steht:

• Fahrt zwischen den Ställen
• Terminabsprache per Nachricht und Telefon
• Dokumentation nach der Behandlung, wenn du sie nicht direkt mit abrechnest
• Rechnungen, Buchhaltung, Steuer
• Instagram, Homepage und alles rund um Sichtbarkeit
• Werkzeug pflegen, Auto waschen, Material einkaufen

Wenn du nicht weißt, wie viel das bei dir ist, schreib dir zwei normale Wochen lang jeden Abend auf, wie viele Stunden du am Pferd warst und wie viele Stunden du insgesamt gearbeitet hast. Das ist mühsam, aber danach hast du eine echte Zahl.

Wie sieht die Rechnung mit Beispielzahlen aus?

Hier ist eine durchgerechnete Beispielkalkulation für eine ausgedachte Hufpflegerin, die allein unterwegs ist. Alle Beträge sind Beispielwerte und keine Empfehlung. Im Beispiel kommt ein Stundensatz von gerundet 52 Euro netto heraus. Wichtig ist nur der Rechenweg, deine eigenen Zahlen werden anders aussehen.

Schritt 1: Was im Jahr gebraucht wird (Beispiel)

Schritt 2: Abrechenbare Stunden (Beispiel)

Schritt 3: Stundensatz (Beispiel)

Wenn ein Huftermin in diesem Beispiel eine Stunde am Pferd dauert, liegt er also bei 52 Euro netto. Für eine Physio-Behandlung von 45 Minuten wären es 39 Euro netto (52 € × 0,75). Ich nenne hier bewusst keine Marktpreise. Die unterscheiden sich je nach Region und Beruf stark, und eine Zahl aus dem Internet hilft dir weniger als deine eigene Rechnung.

Wie preise ich die Anfahrt ein?

Du hast zwei Möglichkeiten: Entweder steckt die Fahrt schon in deinem Stundensatz, so wie im Beispiel oben, oder du rechnest sie extra ab. Wichtig ist, dass du sie nicht doppelt rechnest. Wenn Fahrtzeit und Auto schon im Stundensatz stecken, nimmst du eine Anfahrtspauschale nur für Ställe außerhalb deiner normalen Tour.

Im Beispiel oben sind das Auto und die Fahrtzeit schon drin. Für die Ställe in deiner üblichen Gegend brauchst du dann keine extra Anfahrt. Schwierig wird es bei der Kundin, die 25 Kilometer weiter weg steht. Für die fährst du einen Umweg, der in deiner Rechnung nicht vorgesehen ist.

So rechnest du aus, was dich ein zusätzlicher Kilometer kostet (Beispielzahlen):

Das zeigt ziemlich deutlich, warum weite Fahrten für einen einzelnen Termin selten aufgehen. In der Praxis legen viele Zonen fest, zum Beispiel bis 15 Kilometer ohne Aufschlag und darüber eine feste Pauschale. Oder du teilst die Anfahrt auf, wenn mehrere Pferde im selben Stall stehen. Wie die Anfahrt dann auf der Rechnung aussieht, steht im Beitrag Rechnungen als Pferdeprofi: Pflichtangaben und Anfahrt.

Wie kalkuliere ich Ersttermine, Folgetermine und Pakete?

Ein Ersttermin dauert fast immer länger als ein Folgetermin, weil du das Pferd kennenlernst, die Vorgeschichte aufnimmst und mehr dokumentierst. Rechne deshalb beide getrennt mit deinem Stundensatz und zähl die Vor- und Nachbereitung mit. Pakete lohnen sich für dich vor allem, weil du besser planen kannst, ein Rabatt muss nicht dabei sein.

Ein Beispiel aus der Physio oder Osteo, wieder mit 52 Euro netto je Stunde:

Rechenweg: 2 × 52 € = 104 € und 1,25 × 52 € = 65 €. Bei einer Sattlerin wäre das ähnlich: Die erste Sattelkontrolle mit Vermessen dauert länger als die Nachkontrolle nach ein paar Monaten. In der Zahnpflege kommt beim ersten Termin oft die Abstimmung mit der Tierärztin dazu.

Bei Paketen, etwa drei Trainingseinheiten oder drei Folgebehandlungen, würde ich einen Rabatt nur geben, wenn er dir auch etwas spart. Drei Termine im selben Stall an festen Tagen sparen dir Fahrt und Absprache. Drei Termine, die die Kundin irgendwann einzeln abruft, sparen dir eher nichts. Schreib auch dazu, wie lange ein Paket gilt, zum Beispiel sechs Monate. Sonst taucht jemand nach zwei Jahren mit dem letzten Termin auf.

Rechne ich als Kleinunternehmerin mit Brutto oder Netto?

Als Kleinunternehmerin nach § 19 UStG berechnest du keine Umsatzsteuer. Dein Preis ist also gleich der Endpreis für die Kundin. Seit 2025 gilt die Regel, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt. Liegst du darüber, kommen 19 Prozent auf deinen Nettopreis.

Wichtig zu wissen: Im Beispiel oben kommen bei 984 Stunden zu 52 Euro rund 51.168 Euro Umsatz zusammen (984 × 52 €). Das ist deutlich über 25.000 Euro. Wer hauptberuflich und allein in Vollzeit arbeitet, kommt also schnell aus der Kleinunternehmerregelung heraus, und dann ist 61,88 Euro der Preis, den die Kundin zahlt.

Aufpassen musst du beim Wechsel. Wenn du als Kleinunternehmerin 52 Euro nimmst und im nächsten Jahr Umsatzsteuer berechnen musst, hast du zwei Wege. Entweder du erhöhst auf 61,88 Euro brutto. Oder du lässt die 52 Euro stehen, dann bleiben dir davon nur noch 43,70 Euro netto (52 € ÷ 1,19). Das sind gut 8 Euro weniger je Stunde. Schau deshalb rechtzeitig, wie nah du an der Grenze bist, und frag bei Unsicherheit dein Finanzamt oder deine Steuerberatung.

Auf deine Preisliste für Privatkundinnen gehört übrigens immer der Endpreis, den sie wirklich bezahlen.

Wie erhöhe ich meine Preise, ohne Kundinnen zu verärgern?

Rechne deinen Stundensatz einmal im Jahr neu, am besten mit den Zahlen aus dem abgeschlossenen Jahr. Wenn er gestiegen ist, kündigst du die neuen Preise sechs bis acht Wochen vorher an, schriftlich und an alle gleichzeitig. Nenn das Datum, ab dem sie gelten, und einen kurzen, ehrlichen Grund. Lange Rechtfertigungen brauchst du nicht.

Ein Beispiel, wie sich eine Kostensteigerung auswirkt: Wenn die Betriebskosten aus der Tabelle oben um 10 Prozent steigen, also von 12.000 auf 13.200 Euro, brauchst du im Jahr 52.200 Euro. Geteilt durch 984 Stunden sind das 53,05 Euro je Stunde. Gehst du direkt von 52 auf 55 Euro, sind das 5,8 Prozent mehr (3 € ÷ 52 €).

Für die Ankündigung reicht eine kurze Nachricht, etwa so: „Ab dem 1. Januar 2027 kostet ein Huftermin 55 Euro. Meine Kosten für Auto, Material und Versicherungen sind gestiegen. Alle Termine, die bis zum 31. Dezember stattfinden, rechne ich noch zum alten Preis ab.“

Ein paar Dinge, die in der Regel helfen: Lieber jedes Jahr ein kleiner Schritt als alle fünf Jahre ein großer. Gebuchte Termine und bezahlte Pakete behalten den alten Preis. Und neue Kundinnen bekommen den neuen Preis ab sofort, das darfst du schon vor dem Stichtag so machen. Die Ankündigung kannst du auch auf deiner Homepage und in deiner Buchungsseite eintragen, mehr dazu steht im Beitrag über Online-Terminbuchung für Pferdeprofis.

Wie hilft mir EquiNota bei Preisen und Rechnungen?

EquiNota rechnet dir keinen Stundensatz aus, einen Preisrechner gibt es dort nicht. Es hilft dir aber, die Zahlen für deine Kalkulation zu sammeln und deine Preise danach sauber anzuwenden. Du siehst deine Termine, Touren und Rechnungen an einer Stelle und musst nicht mehr suchen, wie viele Termine du wirklich hattest.

Konkret gibt es in EquiNota:

• Kundinnen und Pferde mit Verlauf: Du siehst bei jedem Pferd, wann es welche Termine hatte. So erkennst du, wie oft Ersttermine und Folgetermine vorkommen.
• Termine und Tour: Deine Woche mit Kundinnen, Pferden und Orten. Daran siehst du, wie viel Zeit zwischen den Ställen liegt.
• Rechnungen mit fortlaufender Nummer und Anfahrt: Deine Preise und deine Anfahrtsregel legst du einmal fest, die Anfahrt kommt dann als eigene Zeile auf die Rechnung.
• Planer mit Erinnerung: Trag dir zum Beispiel jedes Jahr im November „Stundensatz neu rechnen“ ein, dann vergisst du es nicht.
• Textbausteine: Die Nachricht zur Preiserhöhung schreibst du einmal und verwendest sie danach immer wieder.

Wenn du deine Kundendaten dabei sauber halten willst, lies auch, was beim Datenschutz für Kundendaten gilt.

Häufige Fragen

Darf ich mich am Preis von Kolleginnen orientieren?

Ja, als grober Abgleich ist das sinnvoll. Rechne aber zuerst deinen eigenen Stundensatz aus. Die Kollegin hat andere Kosten, andere Strecken und vielleicht einen Partner, der mitverdient. Wenn dein Ergebnis deutlich über ihrem Preis liegt, schau, wo du Fahrt oder Büro sparen kannst, bevor du einfach weniger nimmst.

Wie viel nicht fakturierbare Zeit ist normal?

Das ist sehr unterschiedlich. Wer viel fährt, wie in der Hufpflege oder Zahnpflege, hat oft mehr Fahrtzeit. Wer viel berät, hat mehr Büro. Die 40 Prozent aus dem Beispiel sind nur ein Beispielwert. Schreib zwei Wochen lang mit, dann hast du deine eigene Zahl.

Muss ich auf meiner Homepage Preise angeben?

Eine Pflicht, Preise auf der Homepage zu nennen, gibt es nicht. Wenn du aber Preise für Privatkundinnen angibst, müssen es Endpreise inklusive Umsatzsteuer sein. Viele schreiben zumindest „ab“-Preise für Ersttermin und Folgetermin dazu, das spart Nachfragen. Was sonst noch auf eine gute Seite gehört, steht im Beitrag über die Homepage für Pferdeprofis.

Soll ich für Ausfälle eine Gebühr nehmen?

Das kannst du, wenn du es vorher klar vereinbart hast, zum Beispiel in deinen Geschäftsbedingungen oder in der Terminbestätigung. Üblich ist eine Frist, etwa 24 oder 48 Stunden vorher. Ein ausgefallener Termin kostet dich in der Regel die volle Zeit, weil du ihn so kurzfristig nicht mehr füllen kannst.