Datenschutz für Pferdeprofis: Kundendaten und WhatsApp

Als Pferdeprofi sammelst du jeden Tag Daten, meistens ganz nebenbei. Name und Telefonnummer der Kundin, der Stall, das Pferd, deine Notizen vom letzten Termin und ein paar Fotos vom Huf oder vom Rücken. Vieles davon steckt in WhatsApp-Verläufen, in der Galerie auf dem Handy und in einem Ordner im Auto. In diesem Beitrag steht, welche Daten du erheben darfst, was bei WhatsApp und Fotos gilt, welche Unterlagen du für den Datenschutz brauchst und wie lange du was aufheben musst. Ich hab EquiNota gebaut, eine Software für Pferdeberufe, und musste dafür Datenschutz, Auftragsverarbeitung und Freigaben gründlich durchdenken. Vor allem bei der Frage, wer welche Daten sehen darf, wenn mehrere Profis am selben Pferd arbeiten. Vorweg schon mal: Für die meisten Pferdeprofis ist Datenschutz mit ein paar festen Gewohnheiten gut machbar, und vieles machst du wahrscheinlich schon richtig. Wichtig zu wissen: Das hier ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Wenn du bei deinem Betrieb unsicher bist, frag eine Anwältin für Datenschutzrecht oder deinen Berufsverband.

Welche Kundendaten darf ich als Pferdeprofi speichern?

Du darfst die Daten speichern, die du brauchst, um deinen Auftrag zu erfüllen und abzurechnen. Dazu gehören Name, Anschrift, Telefonnummer, Mailadresse, Stall, Pferd und deine Notizen zum Termin. Die Grundlage dafür ist der Vertrag mit deiner Kundin nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine extra Einwilligung brauchst du dafür in der Regel nicht.

Der Maßstab ist einfach: Brauchst du die Angabe für deine Arbeit? Eine Hufpflegerin braucht den Stall und den Rhythmus der Termine. Eine Osteopathin braucht die Vorgeschichte des Pferdes und frühere Befunde. Eine Trainerin braucht vielleicht noch, wie erfahren die Reiterin ist. Das Geburtsdatum der Kundin oder ihren Beruf brauchen die meisten dagegen nicht.

Für die Rechnung kommt eine zweite Grundlage dazu, nämlich deine gesetzliche Pflicht, Belege aufzubewahren (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO). Deshalb darfst du Rechnungsdaten auch dann behalten, wenn die Kundin nicht mehr zu dir kommt. Was in eine Rechnung gehört, steht im Beitrag über Rechnungen für Pferdeprofis.

Anders ist es bei Werbung. Wenn du einen Newsletter verschicken willst, brauchst du dafür eine eigene Einwilligung, die du nachweisen kannst.

Sind Daten über das Pferd Gesundheitsdaten?

Im Sinne der DSGVO nicht. Die besonders geschützten Gesundheitsdaten aus Artikel 9 DSGVO gelten nur für Menschen. Befunde, Diagnosen und Behandlungen deines Pferdes fallen also nicht darunter. Sobald sie aber mit dem Namen der Halterin verknüpft sind, gehören sie zu ihren ganz normalen personenbezogenen Daten und müssen geschützt werden.

In der Praxis heißt das: Deine Notizen zum Pferd sind kein Sonderfall, aber auch nicht frei verfügbar. Wenn in deiner Akte steht „Stute von Frau Müller, Stall Sonnenhof, Hufrehe im Frühjahr“, dann weiß jeder, der das liest, etwas über Frau Müller und ihr Pferd. Das gibst du nicht ohne Grund an andere weiter.

Vorsichtig sein solltest du bei Angaben über die Halterin selbst. Erzählt dir eine Kundin, dass sie nach einer Operation gerade nicht reiten darf, ist das eine Gesundheitsangabe über einen Menschen. Das betrifft gerade Trainerinnen und Reitlehrerinnen häufiger. Schreib so etwas nur auf, wenn du es für deine Arbeit wirklich brauchst, zum Beispiel für die Planung der Reitstunden, und dann so knapp wie möglich.

Wie du Behandlungen sauber festhältst, beschreibe ich im Beitrag über Behandlungen dokumentieren.

Darf ich mit Kundinnen über WhatsApp schreiben?

Ja, das darfst du, wenn deine Kundin dir selbst schreibt oder dem Kontakt per WhatsApp zustimmt. Schwieriger ist etwas anderes: Die App liest in der Regel dein ganzes Adressbuch aus und überträgt die Nummern an Meta. Dazu gehören auch Menschen, die WhatsApp gar nicht nutzen. Daten können dabei auch auf Servern außerhalb der EU landen.

Den Abgleich der Kontakte kannst du auf dem Handy in den Einstellungen abschalten. Dann siehst du bei Chats allerdings nur noch Nummern und keine Namen mehr. Viele Pferdeprofis lösen das eher mit einem eigenen Diensthandy oder einer zweiten Nummer, in deren Adressbuch nur Kundinnen stehen, die selbst WhatsApp nutzen und dir dort schreiben.

Die App WhatsApp Business ist für Selbstständige gedacht. Du bekommst damit ein Firmenprofil, Abwesenheitsnachrichten und Schnellantworten. Das Problem mit dem Adressbuch löst sie aber nicht von allein, da gelten dieselben Überlegungen wie beim privaten WhatsApp.

Wichtig zu wissen: Die Nachrichten selbst sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Meta sieht also nicht, was du schreibst. Wer wann mit wem schreibt, wird aber erfasst. Weise in deiner Datenschutzerklärung darauf hin, dass du WhatsApp nutzt, und biete immer auch einen anderen Weg an, zum Beispiel Telefon oder Mail.

Was sollte ich nicht über WhatsApp schicken?

Alles, was eine Kundin nicht gern in einem Chatverlauf auf fremden Handys sehen würde. Dazu gehören Bankdaten, ausführliche Befunde mit ihrem Namen, Angaben über ihre eigene Gesundheit und Unterlagen anderer Profis, die sie dir anvertraut hat. Für Terminabsprachen und kurze Fragen ist WhatsApp in Ordnung, für Akten eher nicht.

Ein Chat hat ein paar Eigenheiten, die man leicht vergisst. Er liegt auf deinem Handy und auf dem deiner Kundin, oft zusätzlich in einer Sicherung in der Cloud. Fotos landen je nach Einstellung automatisch in der Galerie und von dort in der Fotosicherung. Und Chats lassen sich mit einem Tipp weiterleiten.

Ein paar Gewohnheiten helfen im Alltag:

• Gruppen meiden: Schreib keine Kundinnen in eine gemeinsame Gruppe, wenn sie sich nicht kennen. Damit sieht jede die Nummern der anderen.
• Fotos nicht automatisch speichern: Stell in WhatsApp ein, dass Bilder nicht von allein in deiner Galerie landen.
• Wichtiges übertragen: Was du für die Akte brauchst, schreibst du zusätzlich in deine Kundenakte.
• Alte Chats aufräumen: Wenn jemand nicht mehr deine Kundin ist, kannst du den Verlauf löschen, sobald du ihn nicht mehr brauchst.

Welche Alternativen zu WhatsApp gibt es?

Für Termine eignet sich eine Buchungsseite, für Unterlagen die Mail oder ein Kundenbereich in deiner Software. Für Nachrichten gibt es Messenger wie Signal oder Threema, die weniger Daten sammeln. Die meisten Pferdeprofis kombinieren: WhatsApp bleibt für kurze Fragen, alles Wichtige läuft über einen zweiten Weg, der besser geschützt ist.

Ganz ohne WhatsApp kommt im Pferdebereich kaum jemand aus, weil die Kundinnen es so gewohnt sind. Du musst es also nicht abschaffen. Es reicht, wenn du die Dinge, die nicht in einen Chat gehören, woanders ablegst.

Termine kannst du über eine eigene Buchungsseite vergeben. Wie das funktioniert und was dabei für den Datenschutz gilt, steht im Beitrag über Online-Terminbuchung für Pferdeprofis. Ein Anamnesebogen vor dem ersten Termin kommt besser per Mail oder über ein Formular als über zehn Sprachnachrichten. Befunde und Berichte schickst du am besten als Datei per Mail oder legst sie dort ab, wo die Kundin sie selbst abrufen kann.

Wenn du einer Kundin einen neuen Weg vorschlägst, sag ihr kurz, warum. Die meisten finden es gut, wenn ihre Daten nicht irgendwo im Chat verschwinden.

Darf ich Fotos von Pferden und Kundinnen machen und zeigen?

Für deine Akte darfst du Fotos machen, wenn sie zu deinem Auftrag gehören, zum Beispiel vom Huf vor und nach der Bearbeitung. Zeigen darfst du sie aber nur mit Einverständnis. Beim Pferd fragst du die Besitzerin, bei jedem Menschen im Bild die Person selbst. Im Stall gilt außerdem das Hausrecht des Betreibers.

Ein Pferd ist keine Person, aber ein Foto verrät oft mehr, als man denkt. Man erkennt den Stall, manchmal das Auto mit Kennzeichen, und in einem kleinen Ort weiß schnell jemand, wem das Pferd gehört. Deshalb gilt für Kundenpferde dieselbe Regel wie im Beitrag mit den Ideen für Instagram-Beiträge: vorher kurz fragen und das Ja aufheben.

Bei Menschen ist es strenger. Eine Physiotherapeutin, die beim Arbeiten die Besitzerin mit im Bild hat, braucht für eine Veröffentlichung deren Einwilligung. Kinder fotografierst du für die Öffentlichkeit nur mit Zustimmung der Eltern.

Für den Alltag reicht ein kurzes Ja per Nachricht oder Mail, das du dir aufhebst. Wenn du viel postest, lohnt sich eine einfache Einwilligung auf Papier oder im Anamnesebogen, in der steht, wofür du die Fotos nutzt. Die Kundin kann ihr Ja übrigens jederzeit zurücknehmen. Dann nimmst du die Fotos wieder herunter.

Brauche ich eine Datenschutzerklärung?

Ja, sobald du eine Homepage hast, brauchst du dort eine Datenschutzerklärung. Darin steht, welche Daten du erhebst, wofür, auf welcher Grundlage, an wen sie gehen und wie lange du sie aufhebst. Auch wenn du Daten im Stall oder per Formular sammelst, musst du deine Kundinnen darüber informieren.

Viele Pferdeprofis haben eine Datenschutzerklärung aus einem Generator auf der Homepage, und das ist ein guter Anfang. Prüf aber, ob alles drinsteht, was du wirklich nutzt. Typische Lücken sind WhatsApp, die Buchungsseite, ein Kontaktformular, eingebundene Karten oder Videos und dein Newsletter. Was nicht drinsteht, sollte ergänzt werden, und was du gar nicht nutzt, darf raus.

Für Kundinnen, die nie auf deiner Homepage waren, gibt es einen einfachen Weg: Setz auf deinen Anamnesebogen oder unter deine Auftragsbestätigung einen kurzen Hinweis mit Link zur Datenschutzerklärung. Damit hast du deine Informationspflicht in der Regel erfüllt.

Wenn du gerade an deiner Homepage arbeitest, findest du im Beitrag über die Homepage für Pferdeprofis, welche Seiten sonst noch dazugehören.

Was ist ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?

Das ist eine Liste, in der du festhältst, welche Daten du wofür verarbeitest, wer sie bekommt, wie lange du sie aufhebst und wie du sie schützt. Kleine Betriebe sind zwar teilweise ausgenommen, die Ausnahme greift aber in der Regel nicht, wenn du regelmäßig Kundendaten verarbeitest. Deshalb brauchen die meisten Pferdeprofis so eine Liste.

Das klingt nach viel Papier, ist für einen kleinen Betrieb aber eher eine Sache von einer Stunde. Du legst für jeden Bereich eine Zeile oder eine kurze Seite an, zum Beispiel für Kundenverwaltung und Termine, Rechnungen, Homepage und Kontaktformular, Newsletter und Social Media.

Pro Bereich schreibst du auf:

• welche Daten das sind, etwa Name, Kontakt, Pferd und Notizen
• wofür du sie brauchst
• wer außer dir Zugriff hat, etwa deine Software oder deine Steuerberaterin
• wie lange du sie aufhebst
• wie du sie schützt, etwa Passwort, Sperre am Handy und Sicherung

Muster dafür bieten die Datenschutzbehörden der Länder auf ihren Seiten an. Das Verzeichnis musst du nicht veröffentlichen. Du legst es ab und zeigst es nur, wenn eine Behörde danach fragt. Wenn sich etwas ändert, zum Beispiel weil du eine neue Software nutzt, ergänzt du es einfach.

Mit wem brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Mit jedem Anbieter, der in deinem Auftrag Kundendaten speichert oder verarbeitet. Das sind zum Beispiel deine Kundensoftware, dein Rechnungsprogramm, deine Buchungsseite, dein Newsletter-Dienst, der Anbieter deiner Homepage und deines Mailpostfachs. Seriöse Anbieter stellen dir den Vertrag selbst zur Verfügung, oft zum Abschließen direkt im Konto.

Der Vertrag regelt, dass der Anbieter deine Daten nur für dich verarbeitet, sie schützt und nicht für eigene Zwecke nutzt. Die Grundlage dafür ist Artikel 28 DSGVO. Du musst den Vertrag nicht selbst schreiben. Meistens findest du ihn in den Einstellungen oder im Hilfebereich unter Stichworten wie „AVV“ oder „Auftragsverarbeitung“.

Schau bei der Gelegenheit auch nach, wo der Anbieter die Daten speichert. Liegen sie in der EU, ist das am einfachsten. Liegen sie außerhalb, sollte der Anbieter erklären, auf welcher Grundlage die Übermittlung erfolgt.

Nicht jeder, der deine Daten sieht, braucht so einen Vertrag. Deine Steuerberaterin arbeitet in der Regel eigenverantwortlich und ist selbst an ihre Schweigepflicht gebunden. Auch eine Tierärztin, mit der du dich über ein Pferd abstimmst, ist keine Auftragsverarbeiterin. Für die Weitergabe an sie brauchst du aber das Einverständnis der Halterin. Heb die Verträge mit deinen Anbietern bei deinem Verzeichnis auf, dann hast du alles an einer Stelle.

Wie lange muss ich Kundendaten aufheben?

Rechnungen und Buchungsbelege hebst du seit 2025 acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Für Notizen zur Behandlung gibt es für die meisten Pferdeberufe keine feste gesetzliche Frist. Alles, was du nicht mehr brauchst und nicht aufheben musst, löschst du.

Die Tabelle gibt dir eine Orientierung. Wenn deine Berufsordnung oder dein Verband etwas anderes vorgibt, gilt das.

Die drei Jahre bei den Notizen kommen von der regelmäßigen Verjährung. Solange eine Kundin noch Ansprüche geltend machen könnte, ist es sinnvoll, dass du deine Arbeit belegen kannst. Danach darfst du die Notizen löschen, wenn du sie nicht mehr brauchst. Ich würde mir einmal im Jahr einen festen Tag einplanen, zum Beispiel im Januar, an dem du alte Unterlagen durchgehst.

Wie hilft mir EquiNota beim Datenschutz?

In EquiNota liegen Kundinnen, Pferde, Termine und Notizen an einer Stelle, und du musst nichts mehr aus Chatverläufen zusammensuchen. Bei der Pferdeakte wird die Halterin per Mail gefragt, und sie entscheidet, welcher Profi was sehen darf. Einträge anderer Profis siehst du nur, wenn sie das freigegeben hat.

Wenn eine Physiotherapeutin, ein Hufschmied und eine Sattlerin am selben Pferd arbeiten, wäre es praktisch, wenn alle die Notizen der anderen sehen. Ohne Zustimmung der Halterin darf das aber nicht passieren. Deshalb bekommt sie eine Mail und gibt selbst frei, wer welche Einträge sieht.

Dazu kommen zwei Dinge, die im Alltag helfen. Den Anamnesebogen schickst du deiner Kundin per Mail, so musst du die Vorgeschichte nicht im Chat abfragen. Termine bucht sie über deine Buchungsseite, ohne ein eigenes Konto anlegen zu müssen.

Was EquiNota dir nicht abnimmt: deine Datenschutzerklärung, dein Verzeichnis und die Frage, wie lange du etwas aufhebst. Das bleibt deine Aufgabe als Verantwortliche.

Häufige Fragen

Was mache ich, wenn mein Handy mit Kundendaten verloren geht?

Sperr das Gerät aus der Ferne und lösch es, wenn das geht, und ändere deine wichtigsten Passwörter. Ein verlorenes Handy mit Kundendaten kann eine Datenpanne sein, die du innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzbehörde deines Bundeslandes melden musst. Wenn das Handy verschlüsselt und gut gesperrt war, ist das Risiko meist gering. Schreib dir in jedem Fall auf, was passiert ist und was du unternommen hast.

Was mache ich, wenn eine Kundin wissen will, was ich über sie gespeichert habe?

Sie hat ein Recht auf Auskunft, und du antwortest ihr in der Regel innerhalb eines Monats. Schick ihr eine Übersicht über ihre Daten, wofür du sie nutzt, an wen sie gehen und wie lange du sie aufhebst. Will sie, dass du ihre Daten löschst, löschst du alles außer dem, was du aufheben musst, zum Beispiel Rechnungen.

Darf ich Befunde an die Tierärztin oder einen anderen Profi weitergeben?

Mit Einverständnis der Halterin ja. Ohne ihr Einverständnis solltest du keine Notizen weitergeben, auch wenn es gut gemeint ist. Am einfachsten fragst du sie kurz per Nachricht und hebst das Ja auf. Wenn du sie in einem Notfall nicht erreichst, gib nur das weiter, was die Tierärztin für die Behandlung wirklich braucht.

Was gilt für Pensionsställe mit Daten der Einstellerinnen?

Für Pensionsställe gilt dasselbe wie für alle anderen. Name, Kontakt, Pferd und Notfallnummer darfst du für den Einstellervertrag speichern. Eine Liste mit Telefonnummern aller Einstellerinnen am Schwarzen Brett ist aber nur mit Zustimmung jeder Einzelnen in Ordnung. Für eine Stall-Gruppe in WhatsApp fragst du vorher, wer mitmachen will, und zwingst niemanden hinein.